כשניגשים לארגן כנס מקצועי או אחר, באופן טבעי הדברים הראשונים והעיקריים שחושבים עליהם זה התוכנייה של הכנס, מי ינאם או ירצה בו, באיזה קונספט הכנס ייערך, כמה אנשים יוזמנו אליו, כמה ימים הוא ייערך, ודברים אחרים שיכולים להשפיע מבחינות שונות על הארגון והתכנון שלו.
אך מלבד לשאלות אלו הנוגעות בעיקר להיבטים של תכנים, אזי שישנן שאלות נוספות שצריך להתייחס אליהן. חלקן יושפעו באופן ישיר מהשאלה, איזה אולם לכנס מחפשים ובוחרים לשכור בסופו של דבר.
כפי שניתן להניח, לא קשה למצוא אולם לכנס. ישנם לא מעט אולמות אשר אפשר לשכור ולהיעזר בהם בשביל לארגן כנסים מסוג כזה או אחר. מנגד, לא פשוט למצוא אולם שיכול לספק את כל האמצעים והדברים שיוצרים את החוויה המושלמת, לא רק בהיבט של התוכן אלא גם בהיבטים אחרים.
בשביל למצוא אולם לכנס שייצור את תחושת החוויה המושלמת, צריך קודם להבין ולזכור שהמבקרים בכנס לא מצפים רק לחוויה לימודית, שיווקית או אידיאולוגית. זה חשוב להם לקבל את התכנים, אבל לא פחות מכך, חשוב להם ליהנות מדברים מסביב שיכולים לתת ערך נוסף או לפחות את הכנס להרבה יותר חוויתי, הרבה יותר מיוחד ולגרום להם להרגיש שהם לא בזבזו את כספם וזמנם לחינם.
אלו דברים יכולים לעזור בכך?
בראש ובראשונה צריך למצוא אולם לכנס שממוקם באזור מרכזי, זמין, נגיש, מקום שניתן להגיע אליו בקלות בתחבורה פרטית או ציבורית. אחרת יהיה מאוד קשה לשכנע אנשים להגיע לכנס ואם יגיעו, ייתכן ולא ירצו לחזור אליו שוב אם יגלו שהמקום איננו מספיק מרכזי ואיננו נגיש כפי שחשבו.
שנית, האולם צריך להציע שירותים נוספים מלבד היכולת לארח כנס. למשל, הוא צריך להכיל מקומות בהם ניתן לשבת ולדבר בצורה אינטימית, בין אם זה בשביל להכיר אחד את השני, לבצע שיתופי פעולה או דברים אחרים. אלה יכולים להיות חדרי ישיבות, בית קפה, מסעדות או כל מקום אחר.
שלישית, האולם צריך להיות מסוגל לספק חוויית שהות נעימה בזמן הכנס. לכן הוא צריך לכלול מערכות הגברה וסאונד איכותיות, מקרנים ומערכות מולטימדיה ברמה גבוהה ודברים נוספים שיאפשרו לנוכחים בכנס, לשמוע ברור את הדוברים, לראות את הדברים שמציגים להם, ולהפיק תועלת מרבית מהכנס.
ארבע, הרבה פעמים אנשים שמגיעים לכנסים, בוודאי אם הם מגיעים מעיר אחרת, ירצו לנצל את הזמן שלהם בצורה נכונה. לכן יש חשיבות גם לדברים אחרים שהם יכולים למצוא במקום עצמו וכן ליכולת שלהם להגיע מהאולם אל יעדים שונים, אחרים, שם אפשר לבלות ולעשות דברים נוספים.
בסיכומו של דבר, חיפוש אולם לכנס הוא לא דבר מורכב, אך חשוב שהוא ייעשה בצורה נכונה בשביל שיהיה ניתן לספק חוויה מושלמת לאורחים בו.
